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临沂东腾展览工程有限公司
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筹办展会的详细流程

作者:东腾展览 时间:2018-06-12 09:48:14
 一、会展预备阶段的文案的概念:

  会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。

  二、会展预备阶段的文案种类:

  一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

  第二节会展预备阶段的文案写作

  一、《展会立项策划书》的写作

  (一)《展会立项策划书》的概念:

  所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容,主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品?#27573;А?#21150;展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划.现场管理计划、相关活动计划等。

  《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以?#32454;?#39033;内容的归纳和总结。

  (二)展会立项策划书的内容结构:

  一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:

  1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。

  2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品?#27573;А?#21150;展时间、办展频?#30465;?#23637;会规模和展会定位等。

  3、展会价格及初步预算方案。

  4、展会工作人员分工计划。

  5、展会招展计划

  6、展会招商计划。

  7、展会宣传推广计划。

  8、展会筹备进度计划。

  9、展会服务商安排计划。

  10、展会开幕和现场管理计划。

  11、展会期间举办的相关活动计划。

  12、展会结算计划。

  (三)展会立项策划书的写作要求:

  1.展会名称

  展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如"第93届中国出口商?#26041;?#26131;会",如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是"交易会",限定部分是"中国"和"第93届",行业标识是"出口商品"。

  下面?#30452;?#23545;这三个内容作一些说明:

  基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和"节"等。

  限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性?#30465;?

  展会举办时间的表示办法有三种:一是用"届"来表示。二是用"年"来表示,三是用"季"来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三?#30452;?#36798;办法里,用"届"来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些?#31449;?#21150;的展会一般用"年"来表示。

  展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届大连国际服装节中的"大连"。

  展会名称里体现展会性质的词主要有"国际"、"世界"、"全国"、"地区"等。如第三届大连国际服装节中的"国际"表明本展会是一个国际展。

  行业标识:用来表明展览题材和展品?#27573;А?#22914;第三届大连国际服装节中的"服装"表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。

  2、展会地点

  策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

  策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

  策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

  3、办展机构

  办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

  根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

  主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

  承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。

  协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

  支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

  4、办展时间

  办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展?#25484;凇?#20108;是指展会的筹展和撤展?#25484;凇?#19977;是指展会对观众开放的?#25484;凇?

  展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长,如"世博会"的展期长达几个?#24459;?#33267;半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。

  5、展品?#27573;?

  展会的展品?#27573;?#35201;根据展会的定位、办展机构的优劣势?#25512;?#20182;多种因素来确定。

  根据展会的定位,展品?#27573;?#21487;以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产品大类,例如,"博览会"和"交易会"的展品?#27573;?#23601;很广,如"广交会"的展品?#27573;?#23601;超过10万种,?#36127;?#26159;无所不包;而德国"法兰克福国际汽车展览会"的展品?#27573;?#28041;及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。

  6、办展频率

  办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的?#23548;是?#20917;看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。

  办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,?#36127;?#27599;个产业的产?#33539;?#26377;一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。

  产品的?#24230;?#26399;和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频?#23460;?#29282;牢抓住这两个时期。

  7、展会规模

  展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划。

  在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

  8、展会定位

  通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会"是什么"和"有什么",具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目?#34892;?#25104;一个鲜明而独特的印象的过程。

  展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。

  9.展会价格和展会初步预算

  展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格?#22336;?#20026;空地价格和标准层位的价格。

  在制定展会的价格时,一般遵循"优地优价"的原则,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

  在策划举办展会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十?#31181;?#35201;。

  10、人员分工、招展招商和宣传推广计划

  人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。

  人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

  招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

  招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

  宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。

  11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

  展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

  现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序?#24049;謾?

  展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各?#30452;?#28436;等,它们是展会的有益补充。

  二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作

  (一)《展会项目立项可行性研究报告》的概念

  完成了《展会立项策划书》,并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见,制定了一套初步的方案,至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素,才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。

  《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会"是什么样的";展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上,深入分析举办展会立项策划提出的"那样的展会"是否可行,为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。

  如果展会立项策划通过可行性分析,证明计划举办展会的市场条件具备,项目具有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经济上可行,风险较小且有一定的社会效益,就可以通过该展会立项策划,决策举办该展会了。

  (二)《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构

  《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明,并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此,《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容:

  1、市场环境分析

  (1)宏观市场环境:包括人口环?#22330;?#32463;济环?#22330;?#25216;术环?#22330;?#25919;治法律环?#22330;?#31038;会文化环境等。

  (2)微观市场环境:包括办展机构内部环?#22330;?#30446;标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

  (3)市场环?#31216;?#20215;:SWOT分析法,即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。

  2、展会项目生命力分析

  (1)项目发展空间:即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。

  (2)项目竞争力:包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。

  (3)办展机构优劣?#21697;?#26512;

  3、展会执行方案分析

  1)对计划举办的展会的基本框架进行评估,具体包括:

  (1)展会名称和展会的展品?#27573;А?#23637;会定位之间是否有冲突。

  (2)办展时间、办展频率是否符合展品?#27573;?#25152;在产业的特征。

  (3)展会的举办地点是否适合举办该展品?#27573;?#25152;在产业的展会。

  (4)在展会展品?#27573;?#25152;在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

  (5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

  (6)办展机构对展会展品?#27573;?#25152;在的产业是否熟悉。

  (7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。

  2)招展招商和宣传推广计划评估

  (1)招展计划评估

  (2)招商计划评估

  (3)宣传推广计划评估

  3、展会项目财务分析

  (1)价格定位

  (2)成本预测

  举办一个展会的成本费用一般包括:

  1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装?#24433;?#36153;等。

  2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。

  3)招展和招商的费用。

  4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。

  5)办公费用和人员费用。

  6)税收

  7)其他不可预测的费用

  (3)收入预测

  举办一个展会的收入一般包括:

  1)展位费收入

  2)门票收入

  3)广告和企业赞助收入

  4)其他相关收入

  (4)盈亏平衡分析

  (5)现金流量分析

  1)净?#31181;?#20998;析

  2)净?#31181;?#29575;分析

  3)获利指数

  4)内部收益率

  5、风险预测

  (1)市场风险

  (2)经营风险

  (3)财务风险

  (4)合作风险

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  (三)《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求

  《展会项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据,因此,《展会项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分,分析客观科学,判断准确有理。

  1、市场环境分析

  市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步,它是根据展会立项策划提出的展会举办方案,在已经掌握的各种信息的基础上,进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备,是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件,还要对其未来的变化和发展趋势作出预测.使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。

  市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是?#29615;?#26512;展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。

  2、展会项目生命力分析

  3、展会执行方案分析

  展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。

  需要强调的一点是,对展会基本框架进行评估,重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行,而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为,尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的,但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以,要避免这种"个体合理,群体冲突"现象的出现,对展会基本框架进行评估就十?#31181;?#35201;。

  4、展会项目财务分析

  展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展会指定资金使用规划。

  5、风险预测

  从展会立项可行性分析的角度看,风?#31449;?#26159;办展机构在举办展会的过程中,由于一些难以预料和无法控制的因素的作用,使办展机构举办展会的计划和举办展会的?#23548;?#25910;益与预期发生背离,从而使办展机构举办展会的计划落空;或者是即使展会如期举办,但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。

  6、存在的问题

  包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

  7、改进建议

  针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

  8、努力的方向

  根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

  一、计划立项
  1、工作时段安排;包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。

  (1)包括可行性报告分析立项的条件;进行市场调查

  对行业而言项目的利润增长点是否够大

  地域性的考虑。要结合本地的?#23548;?#29305;点,立项要符合当地的地区性。

  时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征,?#28909;?#19981;能在冬天搞风扇展之类的。

  同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。

  (2)实施的具体方案

  (3)宣传费用计划表

  A、广告时间段的?#24230;?

  以4-6个月为例,一般的广告?#24230;?#26102;间段为:项目开始(前两个月)为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上?#24230;隴;三个月左右,重点?#24230;?#20026;总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上?#24230;耄?#23569;量在大众媒体上?#24230;隴;开展前一个月,为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上?#24230;耄?#20197;20%的大众媒体,20%的专业媒体]

  B、广告投放的形式

  户外广告(主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等,这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间)

  ?#21448;?#25253;纸媒体广告(主要是专业?#21448;?#23186;体和大众?#21448;?#23186;体等,这些广告主要是在招展之前和招展期间进行)

  2、寻找主办单位。

  (1)主办单位的条件:在当地要有权威性、知名度等

  (2)合作方式:一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务,费用形式为展会利润的百?#31181;福?#21478;一种形式为对方单位只是挂名形式,采用一次性付款。

  3、申请各种批文

  4、场地联系

  以成都为例,四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百?#23637;?#27880;的;而国际会展?#34892;?#20027;要进行专业性的展会.

  5、联系宣传媒体

  (1)对象:专业媒体和大众媒体

  (2)方式:直接付款;用展位交换和我们会刊广告交换。

  6、制作邀请函(已经附)

  7、建立客户名录(通过会刊收集和?#21448;尽?#32593;站等)

  二、实施招展

  1、招展方式:主要是电话联系,其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

  2、招展的步骤:

  (1)发布信息(主要通过电话传真、邮件?#30830;?#24335;把项目邀请函发给客户名录中的单位)

  (2)跟踪拜访(找准负责人)

  A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户:即?#26412;?#23450;型、?#20808;?#25298;绝型、提出异议型(?#30452;?#20197;5%、10%、75%的比例分布);

  针对第一种客户:

  ?#26159;?#23458;户需求

  要求进一步促成购买

  愉快地答应客户的

  针对第二种客户:

  了解客户拒绝的原因

  为面谈作好准备

  二次面谈

  向客户推荐下一届展览会

  要求客户介绍其它客户

  保持关系,待以后联系

  针对第三种客户:

  ?#26159;?#23458;户需求和异议

  进行第二次拜访

  消除顾客顾虑

  3、招展中用到的文书:项目邀请函、展位确认书、参展商指南

  三、实施招商

  (1)在招展过程中,可以把拒绝型客户转换成参观商

  (2)通过媒体可以间接招来一些参观商

  (3)主要的招商工作还是在开展前1~2周,承办单位组织招商工作,?#28909;?#20986;差到二级市场进行专业观众的组织;发短信息邀请;打电话邀请。

  (4)组办单位为展会提供的工作

  四、相关活动

  展览会的相关活动,是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的,是为参展商和贸易观众提供附加服务,从而提高展览会的形象与档次。

  五、展会现场

  (1)布展:参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等

  (2)开展?#21512;?#22330;的协调;观众的组织;配套的服务等

  六、展会后的控制工作

  包括参观参展的意见反馈等,后期了解工作


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